Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Gapfile wird von Igor Kazazic als Einzelunternehmer (Privatperson, keine eingetragene Gesellschaft) betrieben.

Igor Kazazic · Segeparksgatan 18 · 212 50 Malmö · Schweden

E-Mail: contact@gapfile.com

Welche Daten wir erheben

• Konto: Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name (optional), Ihr Firmenname und ein Passwort-Hash. Passwörter werden mit scrypt gespeichert — wir sehen oder speichern Ihr Passwort nie im Klartext.
• Produktdaten und Dokumente: die angelegten Produkte, Ihre Antworten und hochgeladene Dokumente (Prüfberichte, Zertifikate, Erklärungen, Lieferantenangaben). Diese können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen und Kontaktdaten von Mitarbeitern bei Lieferanten oder Laboren.
• Zahlungen: vollständig über Stripe. Wir erhalten Ihre Stripe-Kundennummer und den Status von Zahlungen und Abonnements — nie Ihre Kartendaten.
• Sicherheit: Anmeldeversuche (E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkt und Ergebnis) zum Schutz vor dem Erraten von Passwörtern sowie Anmeldesitzungen, die nur als Einweg-Hash gespeichert werden.
• Einstellungen: Ihre Sprachwahl.

Wozu wir sie nutzen

• Bereitstellung Ihres Kontos und des Dienstes (Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Abrechnung und Buchführung (rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Sicherheit des Dienstes und Missbrauchsschutz (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• E-Mails zu Ihrem Konto, zu Zahlungen und zu Änderungen der Bedingungen (Vertrag).

Wir verkaufen Ihre Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und verwenden Ihre Dokumente nicht zum Training von KI-Modellen. Gapfile sendet Ihre Dokumente an keinen KI-Dienst.

Daten in Ihren Dokumenten

Für personenbezogene Daten in den von Ihnen hochgeladenen Produktinformationen und Dokumenten sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag und nur zur Erbringung des Dienstes. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage bereit.

Empfänger

Für den Betrieb von Gapfile setzen wir folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

• Stripe — Zahlungen und Abonnementabrechnung
• Vercel — Hosting der Website und der Anwendung
• Neon — Datenbank-Hosting in der EU (Frankfurt)
• Cloudflare (R2) — Speicherung hochgeladener Dokumente und erstellter Dokumentationen

Einige dieser Dienstleister sind US-Unternehmen. Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Speicherdauer

• Konto, Produktdaten und Dokumente: solange das Konto besteht. In der App gelöschte Dokumente werden sofort aus dem Speicher entfernt. Nach Schließung des Kontos wird alles innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
• Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen und Zahlungen): 7 Jahre gemäß schwedischem Buchführungsrecht.
• Anmeldeversuche: 30 Tage.
• Anmeldesitzungen: bis zur Abmeldung, höchstens 30 Tage.
• Sicherungen: Datenbanksicherungen können gelöschte Daten bis zu 30 Tage enthalten, bevor sie überschrieben werden.

Cookies

Gapfile verwendet nur Cookies, die für den Dienst erforderlich sind:

• gpsr_session — hält Sie angemeldet (bis zur Abmeldung, höchstens 30 Tage)
• gapfile_locale — speichert Ihre Sprachwahl (1 Jahr)

Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies. Stripe Checkout und das Abrechnungsportal laufen auf stripe.com und setzen dort eigene Cookies gemäß der Datenschutzerklärung von Stripe.

Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses zu widersprechen. Schreiben Sie an contact@gapfile.com; wir antworten innerhalb eines Monats.

Sie können sich außerdem bei der schwedischen Datenschutzbehörde (IMY, imy.se) oder bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land beschweren.

Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Wesentliche Änderungen kündigen wir per E-Mail an.

Fragen

Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten: contact@gapfile.com